オートフィルターって何
オートフィルターは手動でデータ抽出する機能です。
条件設定がビジュアル的にわかりやすく、複数条件であっても、関数やVBAと比較すると圧倒的に簡単にデータ抽出が行える便利なものです。
下図はオートフィルターを利用して、都道府県でデータ抽出しようとしている状態です。
オートフィルターでのデータ抽出とクリア方法
データ抽出 〜基本動作とワイルドカードの使い方〜
ラベルごとに▽をクリックし、欲しいデータにチェックマークをつけると、データ抽出されます。
また、クリックするだけでなく、一部要素だけで検索も可能です。
例えば、下図のように、「＊＊県」と検索すれば「〇〇県」のみを抽出されます。
クリア方法
クリアとは、フィルターでデータを絞った状態から元に戻すことを言います。
下図のように、タブ「データ」にてクリアをクリックすると、複数条件でいくつもデータを絞っていたとしてもボタン一つで、元通りになります。
オートフィルターの設定・解除方法
設定
フィルターをかけたい行を選択の上、タブ「データ」のフィルターをクリックすれば、オートフィルターが設定されます。
選択する範囲は、ちゃんとタイトルをつけておくとフィルター利用時に便利です。
また、選択範囲が全て空白の場合は、オートフィルターは設定されませんので注意が必要です。
解除
フィルターをかけた行を選択の上、タブ「データ」のフィルターを再度クリックすれば、フィルターの設定が解除されます。
注意点
オートフィルターを利用する上で注意点があります。
- フィルター設定の行にラベルがないと設定不可
- 空白行までしかフィルターはかからない
- データを絞ったまま、データ貼付方法
フィルター設定の行にラベルがないと設定不可
フィルターを設定する際に、空白行を選択してしまうとエラーが起きてしまいます。
選択行の内1つだけでも入力していれば、フィルターの設定は可能です。なので、取り急ぎフィルターをかけたい場合には、適当に数字だけなど入力すると良いです。
空白行までしかフィルターはかからない
空白行までしかフィルターはかかりません。
たまたまフィルターをかけたデータの一部の行全体が空白になっていると、空白行の上までしかフィルターは機能しません。
しかし、行全体が空白ではなく、一部に値が入力されていれば、フィルターは最終行まで機能します。
データを絞ったまま、データ貼付方法
フィルターでデータを絞ったまま、データ貼り付けを行う際には注意が必要です。
データ抽出されたものに対して「値で貼付」を行うと、隠れている行の値も書き変わってしまいます。
下図は、「北海道」のみを抽出し、その範囲に対して「空白」を貼り付けた例です。
もしフィルターを使わないとしたら
フィルターを使えないとしたら、目視でデータを確認し、必要なものだけコピペすることになります。
無理とは言わないが、ほぼ確実にミスをすると思われる作業となってしまいます。
ミスのリスクが高くなりすぎるため、フィルターはエクセル業務において必須スキルと言えるでしょう！
VBAでオートフィルターをかけると
VBAでオートフィルターのマクロをかけることは可能です。
「頻繁に使う条件」かつ「複数の条件」でデータ抽出する場合、マクロ作成しておくと非常に便利です。
VBAでオートフィルターをかける方法は下記記事をチェックしてください。
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