入力内容を統一させるための入力規則 - 事務員のエクセルクエスト〜初心者向けExcel自動化〜

今回は入力規則についてです。

学べる内容は以下の通りです。

入力規則とは

入力規則とは「指定したセルに入力できる内容を制限する仕組み」のことです。

自由にどんな内容でも入力できなくなりますが、大きなメリットもあります。

入力規則で得られるメリットは、誰も指定したもの以外は入力できなくなることです。

なぜこれがメリットと言えるのか。その答えは以下の３点です。

指定したもの以外入力されなければ

VBAなど仕組み作りをする際には、データの統一が必須条件と言えるでしょう。

なので、データの統一を乱される可能性を排除することは可能な限りしておくと良いでしょう。

※入力の自由さが残されるべき項目もあるので闇雲に入力規則を設けるのは止めましょう

入力規則によって入力可能にさせられるものは多岐にわたります。

ユーザー定義もあるので、どのような制限でも可能です。

ユーザー定義・リスト以外は、全てそのままの意味です。

例えば、「整数」を設定したら「整数」以外の入力はエラーになります。

1番利用することが多いのはリストかと思いますので、リストについて紹介します。

リストとは、事前に自身で用意した入力可能リストを作成し、それのリストにある項目以外を制限するものです。

具体的な設定方法は以下の通りです。

上図の場合、列Eに対して、列Pにある入力可能リストしか入力できないようにしています。

①「＋」と「−」しか入力させたくない

集計の都合上、「＋」や「−」など記号のみを入力させたい場合があります。

しかし、プラスやマイナスは、全角・半角など種類があるため、指定しておかないと知らぬ間に集計ミスが起こり得ます。

例えば、「＋（全角）」を合計しようとしているのに「+（半角）」がデータに紛れていると、パッと見で入力ミスに気づきにくい上に集計もできません。

そんな時にこそ入力規則の出番です。

以上のようにすれば、余計な入力を防ぐことができます。

以上、入力規則に関する説明でした。

入力内容を指定することにより、データの統一を図る際には是非利用しましょう。

凡ミスを防ぐことが可能であるため、特に複数人で利用するようなファイルでは積極的に入力規則を導入する箇所を探しましょう。