行列の非表示はNG！共有・メンテナンスで失敗しないグループ化の鉄則 - 事務員のエクセルクエスト〜初心者向けExcel自動化〜

以下のような方にオススメの記事です。

「非表示」は、後任者やチームメンバーに「見えない時限爆弾」を残す行為です。なぜなら、非表示箇所は発見が難しく、ブックのメンテナンスを面倒にするからです。この記事では、あなたのエクセルファイルをチームで共有できる「システム」に変えるグループ化の鉄則を解説します。

今回のクエストはこちら！

一般的な非表示の方法について確認したい方はこちらの記事をご確認ください。

行や列の非表示をしてはいけない理由

非表示を利用してはいけない理由は2つです。

非表示にした行や列は、発見するためのボタンやマークが用意されていません。 唯一の発見方法は、行番号や列番号の連番が飛んでいる箇所（例：A→D、1→5）を探すことです。

連番が何行もまとまって抜けている／１箇所だけ／表自体が小さいなら、気づく可能性はあります。

たんたん

エラーが起きても、隠れちゃってると困るんだ…

しかし、表が大きくなるほど隠したいデータは増えていくので、グループ化で発見しやすい状況を作る必要があります。

グループ化をすると、非表示箇所に「＋」ボタンが追加され、発見しやすくなります。

非表示を利用すると、ブックのメンテナンスが面倒になります。

なぜなら、非表示箇所の表示・非表示を繰り返す処理に時間がかかってしまうからです。

繰り返し利用するブックの多くは、「非表示箇所に元データがあり・表示箇所は元データから数式で必要なものを抽出する構造」になっています。

そのようなブックのメンテナンス時に、非表示箇所の表示・非表示を繰り返す処理が必要になりますが、その処理のリスクは2つあります。

このリスクは非表示箇所が不明確であることが原因です。

そこでグループ化を利用すると、非表示箇所が明確・ボタン1つで表示・非表示を切り替え可能になります。

たんたん

クリックするだけならミスの心配はなくなるよ！

グループ化の設定方法は以下の通りです。

非表示にしたい行・列を選択　→　タブ「データ」のリボン「グループ化」をクリック

グループ化の解除方法は以下の通りです。

グループ化解除したい行・列を選択　→　タブ「データ」のリボン「グループ解除」をクリック

グループ化は上記のようなブックで非表示をする際に活用するべきです。

1人で利用するブックや単発のブックなら、非表示箇所を自分で覚えていればいいだけだからです。

他人が利用することを考慮して、エクセルを活用できるようになりましょう。

たんたん

みんなで使うとミスが起きやすいから安心できるシステムは大切！

グループ化を習得！

グループ化を利用すると、自身だけでなく、チームの作業効率の向上にも役立つようになります。

徐々に自分だけでなく、チーム全体の作業を意識したエクセル作りをできるようになりましょう。