Excelを印刷する方法は？印刷プレビューと基本設定を初心者向けに解説

Level1 基本操作｜クエスト8

印刷する前に印刷プレビューを確認すれば、表が途中で切れていないか、何ページに分かれているかを確認できます。

Excelの表は画面上で正しく見えていても、そのまま印刷すると、列が途中で切れたり、表の一部だけが次のページへはみ出したりする場合があります。

印刷した後に失敗へ気付くと、設定を変更してもう一度印刷しなければなりません。

印刷するときは、「ファイル」タブから「印刷」を開き、画面右側の印刷プレビューを確認します。

画面左側で必要な印刷設定を確認し、完成状態に問題がなければ「印刷」をクリックしてください。

印刷を実行する前に、必ず印刷プレビューで完成状態を確認します。

この記事では、印刷プレビューの開き方と、プリンター、部数、印刷対象、用紙の向き、用紙サイズ、余白、拡大縮小を確認する方法を解説します。

設定を変更した後に印刷プレビューを確認し、意図した状態で印刷できるようになりましょう。

印刷プレビューで完成状態を確認する

印刷プレビューでは、Excelの表が用紙へどのように印刷されるかを事前に確認できます。

印刷する前に、表の範囲、ページ数、文字や罫線の状態を確認してください。

クエスト8では、基本的に「ファイル」タブの「印刷」画面を使用します。

印刷に必要な設定と印刷プレビューが同じ画面に表示されるため、設定を変更しながら完成状態を確認できます。

ファイルタブから印刷画面を開く

印刷画面を開くには、「ファイル」タブから「印刷」を選択します。

画面左側に印刷設定、右側に印刷プレビューが表示されます。

1. 印刷するワークシートを開く
2. 「ファイル」タブをクリックする
3. 「印刷」をクリックする
4. 印刷設定と印刷プレビューが表示されたことを確認する

印刷画面は、Ctrlキーを押しながらPキーを押して開くこともできます。

印刷するページと表の状態を確認する

印刷プレビューが表示されたら、最初にページ数と表全体の状態を確認します。

複数ページに分かれている場合は、各ページを順番に確認してください。

印刷プレビューが複数ページある場合は、プレビュー下部のページ移動ボタンを使用します。

次のページと前のページを順番に表示し、すべてのページを確認してください。

表が途中で切れている場合や、不要なページが含まれている場合は、そのまま印刷せず、印刷設定を変更します。

設定を変更すると印刷プレビューへ結果が反映されるため、問題が解消されたことを確認してから印刷してください。

ワークシートへ戻る場合は、印刷画面左上の戻る矢印をクリックしてください。

プリンターと印刷部数を指定する

印刷画面を開いたら、印刷に使用するプリンターと部数を確認します。

別のプリンターやPDF出力が選択されている場合があるため、印刷ボタンを押す前に必ず確認してください。

「プリンター」には、現在選択されているプリンター名が表示されます。

使用するプリンターと異なる場合は、プリンター名をクリックし、表示された一覧から使用する機器を選択してください。

1. 「ファイル」タブから「印刷」を開く
2. 「プリンター」に表示されている機器名を確認する
3. 別の機器を使用する場合は、プリンター名をクリックする
4. 一覧から使用するプリンターを選択する
5. 選択したプリンター名をもう一度確認する

職場などで複数のプリンターを使用している場合は、別の場所にあるプリンターが選択されていることがあります。

プリンター名や設置場所を確認し、目的の機器が選択されている状態で印刷してください。

プリンターの一覧にPDFと表示された項目を選ぶと、紙へ印刷するのではなく、PDFファイルとして保存される場合があります。

同じ内容を複数枚印刷する場合は、「部数」へ必要な枚数を入力します。

1部だけ印刷する場合は、「1」になっていることを確認してください。

1. 「部数」に表示されている数字を確認する
2. 必要な部数を入力する
3. 入力した数字が正しいことを確認する

使用するプリンター名と必要な部数が正しいことを確認したら、次に印刷するシートや範囲を指定します。

印刷する範囲とシートを確認する

印刷する前に、必要な表が印刷範囲に設定されていることを確認します。

複数のシートをまとめて印刷する場合は、印刷するシート見出しを選択してから印刷画面を開いてください。

必要な部分を印刷範囲に設定する

ワークシート内の必要な部分だけを印刷する場合は、印刷するセル範囲を「印刷範囲」として設定します。

設定した印刷範囲はExcelファイルへ保存されるため、同じ表を後から繰り返し印刷できます。

必要なセル範囲を選択し、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から「印刷範囲の設定」をクリックします。

印刷範囲の詳しい設定手順や、設定した印刷範囲を解除する方法は、「Excelの表を1ページに収める方法は？印刷範囲の設定・解除も解説」で確認できます。

印刷範囲を設定した後は、「ファイル」タブから「印刷」を開き、必要な表だけが印刷プレビューへ表示されているか確認してください。

複数のシートを選択して印刷する

複数のシートをまとめて印刷する場合は、印刷したいシート見出しを先に選択します。

選択した状態で印刷画面を開き、「作業中のシートを印刷」を使用すると、選択したシートだけをまとめて印刷できます。

シート見出しの選択をすると、あとは１枚ずつの印刷と同様です。

用紙の向き・サイズ・余白・拡大縮小を確認する

印刷画面では、用紙の向き、用紙サイズ、余白、拡大縮小を変更できます。

最初からすべて変更するのではなく、印刷プレビューで問題が見つかった設定だけを見直してください。

表に合わせて用紙の向きを選ぶ

設定を変更するたびに印刷プレビューを確認し、表の位置やページ数が意図した状態になったか確認しましょう。

縦に長い表は「縦方向」、横に長い表は「横方向」を選ぶと、用紙の広さを使いやすくなります。

印刷プレビューを確認し、表の形に合う向きを選択してください。

1. 印刷画面の「縦方向」または「横方向」をクリックする
2. 使用する用紙の向きを選ぶ
3. 印刷プレビューで表の状態を確認する

縦向きで表の右側が切れる場合は、横向きへ変更すると収まる場合があります。

印刷する用紙サイズを確認する

「用紙サイズ」では、印刷に使用する用紙の大きさを選びます。

職場で一般的に使用するA4用紙へ印刷する場合は、「A4」が選択されていることを確認してください。

1. 印刷画面の用紙サイズをクリックする
2. 使用する用紙サイズを選択する
3. 印刷プレビューでページ数と表の状態を確認する

表と用紙の端に余白を設ける

余白は、印刷する表と用紙の端の間に空ける間隔です。

通常は「標準の余白」を使用し、表が少しだけ用紙へ収まらない場合は「狭い余白」を試します。

1. 印刷画面の「標準の余白」をクリックする
2. 使用する余白を選択する
3. 印刷プレビューで表と用紙の端を確認する

余白を狭くした後は、文字や罫線が用紙の端へ近づきすぎていないか確認してください。

表が切れる場合は拡大縮小を変更する

「拡大縮小なし」では、元の大きさを基準に表を印刷します。

表の右側が次のページへ分かれる場合は、「すべての列を1ページに印刷」を選ぶと、横幅を1ページへ収められます。

最初は「すべての列を1ページに印刷」を試し、文字や数字が小さくなりすぎていないか確認してください。

表の中央配置、ヘッダー・フッター、各ページへ見出し行を繰り返す設定は、「Excelのページ設定とは？中央配置・印刷タイトル・ヘッダーを解説」で確認できます。

印刷前の最終確認をして印刷する

印刷設定を変更した後は、プリンター、部数、印刷範囲、ページ数をもう一度確認します。

印刷プレビューに問題がなければ、「印刷」をクリックして印刷を実行してください。

印刷範囲を設定している場合は、必要な表だけが印刷プレビューへ表示されていることを確認します。

複数のシートを選択している場合は、ページ移動ボタンを使用し、選択したすべてのシートを確認してください。

1ページ目に問題がなくても、最後のページに不要な列や空白部分が表示されている場合があります。

ページ数を確認し、最後のページまで順番に表示してください。

すべての設定と印刷プレビューを確認したら、画面左上の「印刷」をクリックします。

選択したプリンターから印刷が開始されます。

印刷後は、出力された用紙を確認してください。

文字や数字、罫線、ページ数、印刷方向に問題がなければ印刷は完了です。

印刷結果に問題がある場合は、同じ設定のまま繰り返し印刷せず、Excelの印刷画面へ戻って設定を見直します。

「印刷」をクリックしても用紙が出ない場合は、プリンターの電源、用紙、接続状態、エラー表示を確認してください。

解決しない場合は、職場の管理者またはプリンターの担当者へ確認します。

クエスト8のまとめ

Excelで表を印刷するときは、「ファイル」タブから「印刷」を開き、印刷プレビューで完成状態を確認します。

必要な設定を変更した後は、もう一度印刷プレビューを確認してから印刷してください。

印刷では、すべての設定を最初から変更する必要はありません。

印刷プレビューで問題を確認し、必要な設定だけを変更してから印刷しましょう。

Level1の試練へ進む

クエスト8までに、Excelの画面構成、セルへの入力、表の作成、ファイルの保存、印刷などの基本操作を学びました。

次は、Level1で学んだ操作を自分で再現できるか、Level1の試練で確認しましょう。

Level1の基本操作を身につけたら、試練に挑戦して次のLevelへ進みましょう。

Level1の学習内容をもう一度確認したい方は、Level1攻略フローをご覧ください。